Hassas Görev Tablosu

SIRA NO

HASSAS GÖREVLER

ALINMASI GEREKEN ÖNLEMLER

GÖREVİN YERİNE GETİRİLMEMESİ SONUÇLARI

1

Yurda kaydolmak isteyen öğrencilerin yurtlar müdürlüğü web sayfası aracılığıyla girdikleri bilgilerden elde edilen verilere göre öğrencinin yurt puanlamasını yapmak

*Başvuru bilgilerinin otomatik ve manuel kontrollerle doğrulamak.

*Puanlamayı test etmek ve düzenli olarak gözden geçirilmek.

*Manuel işlemlerde çift kontrol uygulanmak.

*Aynı birimde görev yapan farklı kişiler tarafından puanlamayı kontrol etmek

*Öğrencinin puanının, yerleştirme durumunun veya haklarının yanlış değerlendirilmesi.

2

Yurt oda ve ortak kullanım alanlarının her türlü temizliğini hijyen kurallarına uygun şekilde yapmak. 

*Yurt yöneticileri tarafından temizliği sık sık   denetlenmek

*Yurtlarda yedekli temizlik personeli ile çalışılmak, 

*Yurtlarda kullanılan temizlik malzemelerinin kalite standartlarında olmasını sağlamak.

*Ortak kullanım alanlarının (tuvalet, banyo, mutfak vb.) yeterince ve hijyen kurallarına uygun temizlenmemesi sonucu virüs ve bakterilerin daha kolay yayılması,

*Kirli ortamların rahatsız edici kokulara neden olması ve öğrencilerin konforunun azalması,

*Öğrencilerde toz, kir, küf ve mikropların birikerek solunum yolu enfeksiyonlarına, alerjilere ve cilt problemlerine neden olması.

3

Yurtlara yerleştirilen öğrencilerin kişisel bilgilerinin ve başvuru kayıtlarının gizli tutulmasını sağlamak

*Kişisel verileri güçlü şifrelere sahip sistemlerde saklanmak. 

*Verilere yalnızca yetkili personelin erişmesi.

*Düzenli yedekleme yapmak ve yedekleri güvenli şekilde saklamak.

*Güncel antivirüs, güvenlik duvarı ve siber güvenlik önlemlerini uygulamak.

*Basılı belgeleri kilitli dolaplarda saklamak.

*Kişisel verilerin (TC kimlik numarası, adres, telefon, aile bilgileri veya mali durum gibi) yetkisiz kişilerce görülmesi veya paylaşılması.

*Kişisel bilgilerin ele geçirilmesi halinde kötüye kullanılma riski.

4

Öğrencilerin yurt odalarına yerleştirilmesinin kurallar çerçevesinde yapmak.   

*Boş yatak ve oda bilgilerinin güncel tutmak

*Oda değişikliği ve itiraz talepleri için açık bir süreç oluşturmak.

*Özel ihtiyaçları olan öğrenciler için öncelikli değerlendirme yapmak.

*Özel yurtlara yerleştirmeyi noter huzurunda ve canlı yayın ile gerçekleştirmek.

*Öğrencilerin odalara yerleşimlerinde hatalı veya taraflı yerleştirme yapılması öğrenciler arasında mağduriyete yol açabilir.

*Öğrencilerin özel ihtiyaçların dikkate alınarak 

(engelli öğrenciler, sağlık sorunu olanlar veya özel koşullara sahip olanlar) uygun oda tahsisi yapılması

5

Giriş-çıkış ve güvenlik kayıtlarının kontrolünü sağlamak

*Turnikeden kartlı geçiş sağlamak, ziyaretçiler için kayıt çizelgeleri kullanmak..

*Turnike sisteminden giriş-çıkış kayıtlarını düzenli olarak kontrol etmek ve günlük olarak raporlanmak..

*Yetkisiz kişilerin yurda giriş yapması fark edilmemesi,

*Kayıp, hırsızlık veya zarar verme olaylarının tespit edilememesi, 

*Acil durumlarda (yangın, deprem vb.) binada kimlerin bulunduğu belirlenememesi,

*Yurt kurallarına aykırı giriş-çıkışların tespit edilememesi 

7

Kamera kayıtları ve güvenlik sistemlerinin takibini yapmak

*Kameraların, kayıt cihazlarının, alarm sistemlerinin çalışır durumda olduğu düzenli olarak kontrol etmek.

*Kayıtların alınıp alınmadığı, görüntü kalitesinin yeterli olduğu ve saklama sürelerinin korunduğunu kontrol etmek.

*Güvenlik sistemlerinin düzenli bakımının yapılmasını, arızalar zamanında giderilmesini sağlamak.

*Kayıtları güvenli şekilde yedeklemek, veri kaybına karşı korumak.

*Kamera kayıtlarına yalnızca yetkili kişilerin erişimini sağlamak. Ayrıca erişim sağlayan personele teknik kullanım, veri güvenliği ve gizlilik konularında eğitim aldırmak.

*Hırsızlık, izinsiz giriş veya diğer olaylar zamanında fark edilmemesi nedeniyle güvenlik ihlallerinin tespit edilememesi,

*Kamera kayıtlarının silinmesi, bozulması veya eksik olması nedeniyle olayların aydınlatılamaması.

8

Disiplin işlemleri ve öğrenci şikayetlerini değerlendirmek

*Disiplin ve şikayet süreçleri yazılı, anlaşılır olmalıdır.

*Değerlendirme sürecinde tüm tarafları dinlemek.

*Kişisel bilgilere yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilebilmek.

*İddiaları belge, tanık beyanı gibi somut bilgilerle desteklemek.

*Hakkında işlem yapılan öğrenciye kendini ifade etme ve açıklama yapma fırsatı vermek.

*Tüm işlemleri, görüşmeleri, delilleri ve kararları düzenli şekilde kayıt altına almak.

*Öğrencilerin değerlendirme sonucuna karşı itiraz edebilecekleri ve tekrar inceleme başlatabilecekleri süreç oluşturmak.   

*Değerlendirme sürecinde görev alan personelin etik kurallar, mevzuat, iletişim vb konularda eğitimli olmasını zorunlu kılmak. 

*Haksız disiplin cezaları veya yeterince incelenmeyen şikayetler öğrencilerin eğitim haklarını olumsuz etkileyebilir.

*Yanlış değerlendirmeler öğrenciler üzerinde stres, kaygı ve güvensizlik yaratabilir.

*Öğrenciler kurumun adil davranmadığını düşünebilir, 

*Adaletsiz veya şeffaf olmayan uygulamalar kurumun kamuoyundaki saygınlığını zedeleyebilir.

9

Emanet eşya yönetimi

*Teslim alınan her eşyayı kayıt etmek; miktarı, teslim tarihi ve teslim eden kişi bilgileri belirtmek. 

*Teslim alma ve teslim etme işlemlerinde makbuz kullanmak.

*Emanet eşyaları alacak personeli  belirlemek.

*Emanet alma, saklama, teslim etme ve kayıt tutma süreçlerini yazılı kurallara bağlamak.

*Emanet edilen eşyalar kaybolabilir, çalınabilir veya hasar görebilir. Bu durumda eşya sahibinin zararının karşılanması gerekebilir.

*Teslim edilen eşyanın miktarı, durumu konusunda anlaşmazlıklar çıkabilir.

*İhmal, usulsüzlük gibi durumunda disiplin işlemleri, idari yaptırımlar veya hukuki süreçler gündeme gelebilir.